各学院：

根据山东省教育厅《关于做好普通高等学校 2023级新生入学资格复查和学籍电子注册工作的通知》鲁教学函[2023]22号通知要求，同时进一步规范我校学籍档案管理工作，现将开展新生学籍档案卡填写工作，具体事宜安排如下：

一、工作组织

各学院新生入学资格复查工作小组统筹安排本学院学籍档案卡建档及管理工作，学院教务办公室为具体管理部门，安排专人负责此项工作。

二、领取学籍档案卡

学籍档案卡由教务处统一制作，一式两份。各学院请于11月6日到教务处214室领取。

三、组织学生填写

学籍档案卡打印部分以录取信息为准，各学院组织学生按要求认真填写。为避免写错，务必强调学生要先打草稿检查无误后再认真抄到学籍档案卡上。学院要安排人员对学生填写信息和图像进行检查和核对，确保两份档案卡与学生档案、高考电子档案所有信息一致，于11月17日前交学院教务办公室妥善保存。

四、具体填写要求

1.学籍档案卡中已打印填写信息不得涂改，尤其“姓名”“性别” “身份证号”“民族”等学籍个人信息均以高考档案为准，不得更改。若姓名中有难体字造成打印姓名不全的，或其它打印信息有误的，以学院为单位统计报送至教务处学籍科处理。

2.如个别学籍档案卡无在校照片的，学生须按要求提供电子照片，由学院和学生本人核实无误后，以学院为单位汇总到教务处更换为有照片的档案卡。

3. “身高”“体重”“是否退役大学生”“籍贯”“手机号码”“家庭住址”“家庭电话”“本人简历”“家庭成员及社会关系”必须由学生本人亲自填写，不得由他人代填。填写时一律用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔填写，不得用圆珠笔、铅笔填写。字迹要工整、规范，不得涂改。各项内容均要如实填写。

4.“曾用名”和“是否退役大学生”如实填写，没有情况的一律写“无”。

5.“本人简历”：从小学开始填写。学习期间有转学情况的，请填写最后毕业学校名称。

6.“家庭成员及社会关系”：填写父母、兄弟、姐妹信息。

7.“在校学籍情况（以下由工作人员填写）”由工作人员填写，不需学生填写。

五、学籍档案卡管理

1.各学院教务办公室将学生填写好的《学籍档案卡》以班级为单位成册保管，存入学院保密档案室。每学期组织相关工作人员填写“学籍异动情况记录”、“曾受何种奖励或荣誉”、“曾受何种处分”情况，直至学生毕业。填写格式为：

×（序号）.　××××年×月×日因×××（原因），办理×××（休学、复学、退学、转专业等），转入××（学院，或者班级、年级等），学院工作人员签名。

×（序号）.　××××年×月×日因×××（原因），获×××（奖励、荣誉名称及等级等），学院工作人员签名。

×（序号）.　××××年×月×日因×××（原因），受×××（处分名称），学院工作人员签名。

×（序号）.　××××年×月×日因×××（原因），解除×××（处分名称），学院工作人员签名。

２.工作人员填写学生学籍档案卡时，严禁涂改、污损，学院在每学期学籍档案卡补充信息后，要组织核查学籍档案卡内容，发现涂改、污损等情况及时进行信息核实并报教务处处理。

3. 学生在校期间转专业的，要按照学校要求办理学籍档案卡交接手续，中间不得脱节。转入学院教务办公室负责在学籍档案卡上注明转专业学籍异动情况。

4.本学院学生有复学的、留级等各类异动情况的，本人的学籍档案卡要随之放入学生复学后所在年级班级中存放，并注明异动情况。

5.学生毕业后，各学院教务办公室按要求将盖有教务处公章的学籍档案卡数量和信息核查、填写完整后，一份装入学生档案，一份将纸质和扫描电子版按存档要求移交至学校档案馆永久存档。

6.教务处将不定期检查各学院学籍档案卡管理情况。

未尽事宜，请与教务处学籍科联系。

联系人：张兴利　联系电话：6696865

                                                              教务处

                                                        2023年11月6日